Einsatzfelder für moderierte Workshops können z. B. sein:

 

- Zukunftsausrichtung oder Umstrukturierung einer Organisation
- Ideenfindung
- Festlegung von Strategien und Zielen
- Lösung von Problemen, z. B. Schnittstellenprobleme
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
- Themen mit Kunden oder Lieferanten

 

Jeder Workshop wird maßgeschneidert mit dem Auftraggeber geplant und im vorgesehenen Zeitrahmen durchgeführt.  

Beispiele durchgeführter Workshops

Zusammenlegung von drei Werkstätten  (1 Tag)

Ein Abteilungsleiter war wegen rückläufiger Auslastung gezwungen drei Werkstätten zu einer zusammenzulegen. Die drei Werkstattleiter und je drei weitere Personen aus jeder Werkstatt kamen in den Workshop. Zunächst verkündete der Abteilungsleiter, dass diese Umorganisation ansteht. Maschinen müssen aufgegeben werden, Personal wurde schon vorher reduziert. Die Vergangenheit wurde gewürdigt. Dann wurden (ohne den Abteilungsleiter) die relevanten Fragen und Aufgaben bearbeitet. Zur Präsentation der Ergebnisse war der Abteilungsleiter wieder dabei. Die vorgeschlagenen Maßnahmen wurden von ihm freigegeben. Kommentar des Abteilungsleiters: zu 95% hätte er die gleichen Maßnahmen vorgeschlagen. Aber so kommen sie von den Mitarbeitern selbst. Sie verstehen sie damit besser und sind automatisch motiviert sie umzusetzen.

 

Probleme bei der Errichtung und Instandhaltung von Energiemesstellen  (2 Tage)

Es geht um unterschiedlichste Messeinrichtungen mit denen man Wasser, Dampf, Strom, usw. misst um auf dieser Grundlage zwischen verschiedenen Firmen in einem Industriepark abzurechnen. Der Industrieparkbetreiber unterhält ca. 2.000 dieser Verbrauchsmessstellen. Dazu setzt er eine Firma ein, die diese Messstellen errichtet und instand hält.  Der Industrieparkbetreiber beschwerte sich bei seinem Dienstleister darüber, dass dessen Personal nicht korrekt arbeitet. Der Dienstleister beschwerte sich, dass die Vorgaben mangelhaft seien. Der Dienstleister konnte den Auftraggeber dazu überreden, die korrekten Abläufe im Rahmen eines Workshops zu klären. Da im Gesamtprozess sehr viele Beteiligte waren, wurden aus den wichtigsten Teilabschnitten einzelne Personen in den Workshop delegiert. Mit denen wurde der Prozessablauf beschrieben und visualisiert. Zu den jeweiligen Schritten wurden die Probleme (beider Seiten) erfragt, diskutiert und auf Flipchart dokumentiert. Lösungsmöglichkeiten wurden erarbeitet, später konkretisiert und mit Kümmerern und Terminen versehen. Die Klagen hörten schlagartig auf, weil allein der gemeinsam dargestellte Prozessablauf viele Missverständnisse geklärt hatte. Man beklagte sich darüber, dass dieser Workshop nicht schon vor fünf Jahren stattgefunden hatte. 

 

Probleme nach Gründung eines neuen Vereins (3 Workshops je 4 Stunden)

n einer Gemeinde wird ein neuer Verein gegründet. Bei der öffentlichen Gründungsversammlung kommt es zum Eklat zwischen den Gründungsmitgliedern und Vertretern anderer Vereine: Sie hätten selbst zu wenig Nachwuchs, sodass ein neuer Verein keinen Sinn macht. Außerdem waren die Gründungsmitglieder vornehmlich aus der politischen Szene des Ortes (Altbürgermeister CDU und SPD, ehemalige Ratsmitglieder). Es wurde ihnen unterstellt eine verdeckte politische Vereinigung gründen zu wollen. Nach eingehender Beratung durch den Moderator mit dem Vorsitzenden des neuen Vereins kam folgende Vorgehensweise zustande:

 

1. Workshop mit dem gesamten Vorstand des neuen Vereins: Erarbeitung konkreter Themen, was der Verein für die Allgemeinheit leisten will. Es wurde in Anlehnung an die Satzung ein Brainstorming durchgeführt. Dabei entstanden 12 Projektvorschläge (z.B. erstellen einer Dorfchronik).

 

2. Workshop mit den Vereinsvorständen der übrigen 14 Vereine des Ortes: Vorstellung der Themen, Ergänzungen und Anmerkungen durch die Vereinsvorstände (die Atmosphäre hatte sich damit wieder beruhigt).

 

3. Workshop mit dem Vorstand und den Mitgliedern des neuen Bürgervereins: Vorstellung der Themen, Verteilung der Arbeiten unter den Mitgliedern. Es gab ein hohes Engagement. Die Umsetzung einzelner Themen begann direkt nach dem Workshop.  

  

Kostenüberschreitung bei einem Rohrleitungs-Montage-Projekt (1 Tag)

Eine große Firma erhielt einen Auftrag für eine Anlagenmontage in Höhe von 800.000 Euro. Es entstanden interne Kosten in Höhe von 1,6 Mio. Euro. Nach zwei Jahren war immer noch nicht klar, warum es dazu gekommen war. Im Rahmen eines moderierten Workshops wurden vom Bereichsleiter bis zum Vorarbeiter ca. 20 Personen eingeladen, die maßgeblich an der Organisation und Abwicklung des Projektes beteiligt waren. Durch strukturierte Sammlung der Fakten, der Probleme, der Erforschung der Ursachen dazu und einer anschließenden Suche nach Lösungsmöglichkeiten kamen sehr viel konstruktive Ideen. Mit denen soll in der Zukunft kein Projekt mehr defizitär ausfallen. Durch die Moderation unterbleiben Streitigkeiten und emotionale Auseinandersetzungen, sodass sich sachlich begründete Lösungen durchgesetzt haben. Und das über vier Hierarchiestufen hinweg. 

      

Grundstückssuche für eine neue Turnhalle und einen neuen Kindergarten im Gemeinderat  (3 Std.)

In einer kleinen Gemeinde verlief die Suche nach einem geeigneten Grundstück für eine neue Turnhalle und einen neuen Kindergarten erfolglos, weil die infrage kommenden Grundstücke immer einer Person der falschen Partei gehörte. Durch einen moderierten Workshop wurde dieses Dilemma aufgelöst. Es wurden zunächst alle 19 zur Auswahl stehenden Grundstücke auf einer Gebietskarte vorgestellt. Dann wurden Kriterien erarbeitet anhand derer anschließend die Eignung des jeweiligen Grundstücks bewertet wurde. Damit ergab sich eine Rangreihe. Das Grundstück mit der besten Eignung wurde der Verbandsgemeinde zur baurechtliche Prüfung vorgeschlagen. Da inzwischen die vorhandene Turnhalle mit unverhofften Fremdmitteln saniert werden konnte, war nur noch der neue Kindergarten gefragt. Derzeit befindet sich dieser auf dem so gefundenen Grundstück im Bau. Politische Einwände gab es seit dem Workshop nicht mehr

 

Probleme in einem Pfarrgemeinderat  (3 Std.)

Ein katholischer Pfarrer war seit ein Vierteljahr neu in der Kirchengemeinde. Sie bestand aus vier Pfarrgemeinden. In einer gab es unterschwellige Probleme, die aber nicht konkretisiert werden konnten. Die Stimmung in diesem Pfarrgemeinderat ging gegen Null. Da die Diskussionen an den Pfarrgemeinderats-Sitzungen zu keinem Ergebnis führten, beschloss der Pfarrer hier einen moderierten Workshop zu veranstalten. Zur Vorbereitung stellte ich als Moderator entsprechende Metaplanwände und Flipcharts auf und verteilte Stifte und Moderationskarten auf den Plätzen. Schon als die Teilnehmer eintrafen spürte ich die mentale Kälte in dieser Gruppe. Der Pfarrer leitete den Workshop ein. Da meldete sich ein alter Gymnasiallehrer zu Wort: „Wir sind hier nicht im Kindergarten. Und ich lasse mich nicht auf zwei Halbsätze auf einer dieser Kärtchen reduzieren. Ich bin gekommen um Tacheles zu reden.“ Daraufhin meldet sich ein etwa 60-jähriger Elektroingenieur zu Wort und äußert: „Ich habe bei uns in der Firma schon hunderte Workshops mitgemacht, die haben alle nichts gebracht.“ Der Pfarrer sieht mich mit rollenden Augen an. Ich hatte ihm doch versichert, dass man auch im ehrenamtlichen Bereich mit der Workshopmethode Erfolg hat. Dem Lehrer erklärte ich: „Akzeptiert, Sie reden Tacheles und ich notiere auf Kärtchen, was ich verstanden habe. Wenn das falsch war, korrigieren wir das, bis Sie zufrieden sind. Durch dieses Visualisieren vermeiden wir, dass wir uns in einer Dreiviertelstunde wieder über das gleiche Thema unterhalten.“ Dem Elektroingenieur habe ich geantwortet: „Ich akzeptiere, dass Sie schlechte Erfahrungen mit Workshops gemacht haben. Aber, dass Sie das jetzt schon auf meine Art Workshops zu veranstalten beziehen, obwohl Sie ihn noch nicht erlebt haben, das halte ich für unfair. Am Schluss gibt es eine Feedback-Runde. Da können Sie mich gerne kritisieren.“ Und dann habe ich die Gretchenfrage an alle Teilnehmer gestellt: „Da Sie ja in den letzten Sitzungen keiner Lösung nähergekommen sind, hatte der Herr Pfarrer die Idee, es einmal mit einer anderen Methode zu versuchen. Aber wenn Sie das nicht wollen, kann ich gerne wieder einpacken und sie machen weiter wie bisher.“ Das saß. Jetzt waren wir arbeitsfähig. Zunächst haben wir behandelt, was alles gut war, als es noch gut war. Dabei kam heraus, dass die Ursache dieser Problemlage darin begründet war, dass vor zwei Jahren ein hauptamtlicher Gemeindereferent eingesetzt wurde. Dieser hat seine Aufgaben direkt wahrgenommen. Bis dahin wurden z.B. die Vorbesprechungen mit den Eltern für Kommunion und Firmung von den ehrenamtlichen Mitgliedern geleistet. Ohne Absprache übernahm das der neue Gemeindereferent. Niemand hatte das ausgesprochen, aber im Laufe der Zeit kippte deswegen die Stimmung. Der Durchbruch zur Lösung war: Man solle in der Satzung des Pfarrgemeinderates die Aufgabenverteilung nachlesen, dann wüsste man, wer was tun darf und soll. Damit war der gordische Knoten gelöst. Am Schluss kam sogar der Wunsch, dass man diesen Workshop schon viel früher hätte durchführen sollen. Von Kritik war keine Spur mehr zu sehen.     

 

Zukunftstrategie eines Kinderschutzbundes (2 Tage)

Ein Ortsverein des deutschen Kinderschutzbundes sah sich in einem Meer von Angeboten bei begrenzten personellen Ressourcen. Diese einmal zu ordnen und Klarheit über die Notwendigkeit bekommen, war der Wunsch an einen Zukunftsworkshop. Teilnehmer (ca. 15) waren neben dem Vereinsvorstand die operativen MitarbeiterInnen. Dabei wurden alle Leistungen erfasst und deren Bedeutung bewertet. Außerdem wurden die Probleme benannt und visualisiert. Die Lösungsansätze wurden nach Nutzen, geringer Kosten, schneller Umsetzung bewertet. Damit ergab sich eine Rangreihe von Ansätzen. Die besten wurden im Rahmen von Kleingruppenarbeiten konkretisiert und vertieft. Während der gegenseitigen Präsentationen der Ergebnisse wurden Maßnahmen beschlossen. In ein- bis dreijährigem Abstand wurden inzwischen drei Workshops durchgeführt. Die Teilnehmer sind froh, dass durch die strukturelle Erarbeitung der Aspekte und durch die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse und Maßnahmen eine hohe Motivation der Umsetzung aufrechterhalten wird. Der nächste Workshop steht bevor.